Nel lontano 2006 con l’entrata in vigore del decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005 n.82 il cosiddetto C.A.D. (acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale) il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei delle Pubbliche Amministrazioni per identificare la progressiva perdita di consistenza fisica degli archivi cartacei con la loro sostituzione in forma digitale. Tutti i documenti aventi rilevanza giuridica possono non essere più realizzati su supporto tradizionale analogico, ovvero il cartaceo, ma su supporti informatici.
A tal proposito l’art. 42 del CAD avente per titolo “Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni recita che “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici…” nel rispetto delle regole tecniche impartite dall’AgID [1] ovvero l’Agenzia per l’Italia Digitale, l’agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio, che favorendo l’innovazione e la crescita economica ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana e di contribuire alla diffusione dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
In verità Il valore giuridico del documento informatico era già stato confermato sin dalla fine degli anni ‘90 attraverso la legge n. 59 del 15 marzo 1997 e viene solo ulteriormente rimarcato e specificato nel 2006 dal C.A.D., la cui stesura ha inoltre contribuito a riordinare il frastagliato quadro normativo sull’argomento, impartendo le direttive tecniche e giuridiche per l’avvio del processo di dematerializzazione.
Dall’anno 2006 ad oggi il CAD è stato oggetto di ben 29 aggiornamenti e si possono evidenziare 5 importanti interventi correttivi effettuati attraverso l’emanazione dei seguenti decreti:
Per un maggiore dettaglio dell’iter correttivo si rimanda alla consultazione della mappa online interattiva VisualCAD [7].
In particolare nell’ultimo decreto legislativo entrato in vigore nel mese di gennaio del 2018 due argomenti fondamentali già trattati nelle precedenti versioni del CAD vengono meglio regolamentati e definiti: la dematerializzazione dell’identità e del domicilio dei cittadini.
Analogamente a quanto accade per un documento cartaceo (analogico), un documento elettronico viene sottoscritto con firma digitale, protocollato in archivio informatico e trasmesso con posta elettronica PEO (Posta Elettronica Ordinaria) o PEC (Posta Elettronica Certificata) a seconda che si voglia eseguire un invio mail di tipo ordinario o con ricevuta di ritorno.
In pratica:
In termini di efficienza il confronto tra la gestione analogica e quella digitale è facilmente intuibile.
I processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati da:
I processi di gestione digitale dei documenti sono caratterizzati da:
Di seguito riporto la definizione per ciascun elemento, indispensabile, per la messa in atto del processo di dematerializzazione così come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Art.1 Lettera p) Documento informatico: il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Art.1 Lettera s) Firma digitale: un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Art.1 lettera v-bis) Posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi.
Art.1 lettera n-ter) domicilio digitale: un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE, di seguito “Regolamento eIDAS”,valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale.
art.1 lettera U-quater) Identità digitale: la rappresentazione informatica della corrispondenza tra un utente e i suoi attributi identificativi, verificata attraverso l’insieme dei dati raccolti e registrati in forma digitale secondo le modalità fissate nel decreto attuativo dell’articolo 64.
Anche se il Codice si rivolge alla Pubblica Amministrazione, nel corso degli anni, di fatto, si è compreso che la trasformazione digitale rappresenta una reale prospettiva di progresso per tutte le strutture amministrative pubbliche e private ed il termine dematerializzazione è divenuto sinonimo di un progressivo incremento della gestione informatizzata dei documenti.
Occorre però fare una riflessione.
La digitalizzazione dei servizi e dei procedimenti amministrativi è un processo ambizioso che può portare notevoli vantaggi soprattutto in termini di tempi e spese di gestione ma che purtroppo stenta a decollare.
Penso di poter esprimere al riguardo un parere nella doppia veste di addetto ai lavori e di cittadino.
A cura di: Salvatore Lombardo
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